FERIAS VIRTUALES
Creando experiencias innovadoras
Evento Virtual y Cápsulas Audiovisuales
La feria se realiza sobre un sitio Web, y tiene varios modos de ser “recorrida”:
Un modo convencional por menú, por búsqueda y por modo gráfico.
Los visitantes deberán “acreditarse” para acceder a la misma. En ese momento, seleccionarán una serie de rubros de su interés. Sus datos pueden ser enviados a cada una de los expositores para realizar un seguimiento posterior, o bien quedar en poder del organizador, dejando que los expositores realicen acciones para la obtención de tales datos.
La Feria Virtual es 100% responsiva, adaptándose a todos los dispositivos.
La estética y el carácter del sitio serán consensuados en conjunto, adaptándolo
a los parámetros definidos para la feria en cuestión.
Estructura del Sitio
Página principal (Home)
Es el primer “escenario” gráfico. Representará la Feria desde el exterior, simbolizando el ingreso al Predio de la Exposición, y tendrá todos los elementos a la vista y alcance del visitante. Tendrá, al igual que el sitio, la estética que represente la feria en cuestión.
¿Qué incluye?
- Menú principal restringido a Acreditación, Info del Organizador y Contacto general con el mismo.
- Acceso a la acreditación vía gráfica (link visible y claro para acceder).
- Sponsors.
- Redes sociales de la Feria.
Estructura del Sitio
Segundo “escenario” gráfico. En el mostrador de Acreditación, se llamará a un formulario que el visitante deberá llenar para acceder a la feria. Datos personales y rubros de interés. La acreditación puede estar arancelada, realizándose el pago por medio del sistema de Mercado Pago. Una vez completado el formulario, y validado el mail, se le dará la bienvenida laFeria. Al estar logueado destrabará todos los accesos, pudiendo recorrer la totalidad de la misma:
- Pabellón de Expositores
- Sala de conferencias
- Ronda de Negocios
- Videoteca
- Sala de Prensa (no hace falta acreditarse para acceder a este servicio)
Estructura del Sitio - Pabellón de Expositores
Estructura del Sitio
Pabellón de Expositores
El pabellón de expositores es el tercer “escenario”. Tendrá un banner bien visible donde rotarán los logos de los expositores, y se podrá recorrer en modo gráfico (ha-
ciendo click sobre un logo o un stand), o a través del buscador por Expositores, marcando Rubros.
La vista del Pabellón será de a 6 módulos o islas de stands normales, en tres columnas y dos filas. Se avanzará o retrocederá por medio de flechas (al estilo Google StreetView) hacia los siguientes seis stands, y así se irá recorriendo la feria.
En caso de contarse en esa vista con stands plus (Ver Stands de Expositores, ocuparán de modo a definir los 6 módulos disponibles. La ubicación espacial de los expositores dentro del pabellón será definida por el organizador.
Stands de Expositores
Hay dos modelos de stands disponibles:
Stand Normal
Stand Plus
Stands de Expositores
El stand Plus se diferencia por contar con un mayor tamaño, destacando claramente en el Pabellón de Expositores (ocupa dos módulos contiguos, cancelando el pasillo que les separa normalmente), y por contar con la opción de ser visto con una experiencia 360°. El visitante podrá “entrar” al stand, y verde más cerca los diversos paneles “llamadores”, que con Links llevarán a la visualización de productos o servicios.
Al elegir un stand o expositor (por cualquiera de los medios disponibles) se accederá a la imagen de frente del stand en cuestión, en el caso de los normales, o a la versión 360° en el caso de que sea un stand Plus. Se ofrecen 4 modelos distintos de Stand normal, y 2 Plus (opcionales), que podrán ser elegidos por el expositor, cada uno de los cuales tendrá además 4 versiones cromáticas diferentes (24 opciones como máximo).
STAND PLUS: Los stands Plus tienen las siguientes características:
- Costo adicional
- Render personalizado
- Datos completos del Expositor.
- Breve resumen o institucional.
- Logotipo de la empresa
- “Backlights” con imágenes de productos o servicios, que conducirán a la ficha del producto en el Catálogo de Productos, o bien de la acción de marketing en caso de tenerla
- Acceso al catálogo de Productos y Servicios: desde 1 hasta 10 productos o servicios por expositor. Se accederá a una ficha por producto, con foto principal, galería de fotos, acceso a videos relacionados y texto hasta 500 caracteres. Posibilidad de descargar archivos adjuntos relacionados, como folletos, flyers o fichas en pdf
- Acceso a TODOS los videos de la empresa: Desde el mismo stand se podrá acceder a los videos del expositor (filtrados del total de videos) en la videoteca. NO hay límite para la cantidad de videos por stand.
- Lanzamientos: Los productos o servicios que sean novedades o lanzamientos estarán destacados.
- Agenda de reuniones: acceso a la agenda de reuniones del expositor
- Contacto con el expositor: mediante un formulario de consulta, donde dejará sus datos y el motivo de su interés. Puede enviar una copia si así lo desean.
- Atención personalizada: El sistema contará con la posibilidad de levantar el WhatsApp, para chatear con una persona del Expositor en Vivo.
Ventas y promociones
En la Feria, más concretamente en los stands, podrán realizarse ventas de productos o servicios. Para ellos, las fichas de productos podrán tener un botón que redireccione al e-commerce del expositor, en caso de tenerlo. Si se desea hacer promociones especiales con motivo de la feria, también contará con un sistema de aceptación de Promociones: Las mismas serán debidamente exhibidas en Backlights, y se las podrá contratar de dos maneras:
- B2B o B2C:
Por medio de un botón similar al caso anterior, que dirija al e-Commerce
del expositor, donde se ofrecerá la promoción anunciada.
- B2B:
El visitante podrá contratar la promoción, la cual deberá confirmar por medio de un formulario donde dejará sus datos de facturación, el cual contará con un sistema de validación vía SMS al teléfono celular. De ese modo, la empresa cumplirá dos objetivos: tener la confirmación fehaciente de la compra, y obtener el teléfono del nuevo cliente para seguir la relación comercial a partir de ahí.
- Videoteca
Este “escenario” representará una sala donde se proyectarán todos los videos cargados en la Feria. Desde la visualización de cada video podrá irse al stand del Expositors si se desea. El sistema acepta videos de YouTube y de Vimeo.
- Acciones de Marketing (opcional)
Los expositores podrán realizar acciones de marketing como Sorteos de productos o vouchers de servicios entre los asistentes a la Feria.
Esto será anunciado por el módulo de Noticias, y por medio de notificaciones Push, y los stands que realicen acciones de Marketing estarán resaltados en la vista del Pabellón de expositores. El stand podrá dedicar algún backlight anunciando el sorteo. Los sorteos tendrán una fecha y hora tope para inscribirse. Dicha inscripción enviará al expositor los datos de cada participante, y generará una validación vía SMS (con lo cual se contará también con el celular de cada uno). El sorteo se realizará electrónicamente entre todos los inscriptos. El resultado se informará por SMS al ganador, y a cada participante que ingrese luego del sorteo a ver el resultado.
- Notificaciones y noticias
Cumplen la función del locutor que por altoparlante avisa de eventos en una Feria real. Las noticias o novedades de la Feria serán cargadas por el administrador, y estarán visibles en la Feria misma. Por cada nueva noticia, se les enviará a los acreditados una notificación a su dispositivo, que se guardarán como alertas para que al ingresar con su usuario a la aplicación, pueda ver todas las notificaciones pasadas. También puede enviarse la noticia por mail con un resumen de la misma y link al evento que se anuncia. Su uso está dirigido al aviso de las acciones de Marketing de los expositores, los recordatorios de las mismas, los Webinarios inminentes, etc.
- Búsquedas
Se trata de un módulo dinámico, que permitirá realizar búsquedas por expositor, marca o rubro.
- Sala de Conferencias
La Feria Virtual integrará un servicio externo para el dictado de Webinarios. Esta sección (accesible desde el Hall de entrada o desde el menú una vez logueado el visitante) tendrá dos “escenarios”: el primero será la entrada a la sala de Conferencias, donde el visitante podrá consultar la agenda de Webinarios, y podrá anotarse en cada uno que desee. La inscripción puede ser arancelada, realizándose el pago por medio del sistema de Mercado Pago. El sistema maneja notificaciones y avisos que le llegarían al inscripto en los webinarios por e-mail o directamente por notificaciones a los móviles (si se descargaron la Feria al Celular). l segundo “escenario” de la Sala de Conferencias será el interior, donde se dictará el webinario propiamente dicho.
- Ronda de negocios
Es un sector de la feria donde cada expositor designará a una persona para atender a los interesados en tener reuniones de negocios con la empresa. Se agruparán en una página con los nombres de la persona designada, y nombre y logotipo de cada expositor participante. En esa área se accederá a la agenda de reuniones de cada expositor, pudiendo reservar en los horarios libres una reunión que se realizará por medio a definir por las partes, y que puede tener más de un participante.
- Sala de prensa
El organizador contará con un espacio en la feria para la atención personalizada vía
Chat (por WhatsApp) de la prensa que requiera material. Contará además con Videos propios y zona de descarga de archivos y boletines. Se puede disponer, si el organizador lo desea, que se acceda a esta Sala de Prensa sin necesidad de loguearse ni acreditarse.
Backoffice para Expositores
Los expositores tendrán acceso a poder cargar la información que conformará su “Stand Virtual”.
Serán habilitados por el Administrador, y contarán con un usuario y una contraseña.
Podrán gestionar lo siguiente:
- Cargar los datos de contacto de la empresa: Nombre, dirección, teléfono, Email, WhatsApp, Web, etc.
- Elegir los rubros en los que participa.
- Cargar las Marcas de la empresa
- Elegir un modelo de stand, y un color determinado del mismo.
- Cargar el logotipo y descripción de la empresa.
- Cargar los productos y servicios del catálogo
- Cargar las Promociones: Imágenes para los Backlights, y descripción de la promo para la Ficha de la misma.
- Definir los horarios disponibles en la Ronda de Negocios, y la persona que atenderá a las reuniones generadas.
- En caso de que algún expositor dicte alguno de los webinarios, deberá ponerse en contacto con la Administración del sitio, no ha- ciendo falta que cumplimente ningún trámite en ésta área.
- Cargar material de descarga: Fichas técnicas, catálogos, etc.
- Cargar las imágenes de productos y servicios que se mostrarán en el stand en forma de “backLights”, indicando cuáles son lanzamientos.
- Cargar Videos, institucionales y/o de productos o servicios (poner el link de YouTube o Vimeo).
Área de Administración
Desde esta área, de acceso exclusivo, el administrador realizará lo siguiente:
- Cargar los Expositores.
- Cargar los rubros.
- Enviar la invitación a los expositores para que ingresen al Backoffice a cargar la información necesaria para La Feria Virtual.
- Controlar cuántos expositores han ingresado información.
- Enviar recordatorios por e-mail a aquellos que no hayan ingresado el material.
- Manejo de los Webinarios: cargado de la identificación de cada Webinario al sitio, para que su dictado se haga “dentro” de la Sala de Conferencias de la Feria Virtual.
Webinarios
Aunque no se realizará dentro del panel de administración, el administrador deberá cargar los Webinarios a realizar en la plataforma del sistema y encargarse de la administración de dicho servicio.
Consideraciones adicionales
- Información de los registrados
En el proceso de Acreditación, se le pregunta al visitante cuáles son los
rubros de su interés. Como los expositores tienen que completar cuáles son los rubros que ofrecen, los datos de cada lead (visitante) pueden ser enviados a los expositores de los rubros elegidos por cada visitante, pudiendo de ese modo realizar un seguimiento y cerrar negocios.También puede elegirse no hacer esto, y dejar que cada expositor consiga los datos a partir de Acciones de marketing (en el caso de contratar dicho módulo).
- Ubicación de los stands en la Feria
El organizador manejará la ubicación de los stands como en una feria convencional a partir de ubicaciones modulares que serán provistas. En función de dichas ubicaciones se recreará el render de la vista general del Pabellón de expositores.
- Sistema de Webinars
El sistema contará con un servicio para el dictado de Webinars. Todos los sistemas disponibles tienen un costo de licencia que varía en función de cuál plan se elija, y que cotizamos en dos opciones (para 100 y 200 asistentes). El servicio estará embebido en el sitio, con manejo de la agenda de próximos Webinars, y acceso a los Webinars anteriores, que serán accesibles a través de un canal de YouTube.
- Información de los registrados
Para aclarar las características de las PWA (dado que éste proyecto va a utilizar esa tecnología) podemos resumir lo siguiente: Progressive Web Apps (PWA) o Aplicación Web Progresiva es una solución basada en la web tradicional que todos conocemos que incorpora algunas particularidades que la hacen parecerse a una app nativa para teléfonos móviles y tabletas.
Alcances del desarrollo
- Se desarrollará toda la imagen del Sitio en formato gráfico y programación html. Y se orientará todo el contenido de la Feria de acuerdo a criterios corporativos y de marketing definidos por la empresa.
- El setup básico comprende hasta 42 stands normales. El excedente a mayores de esa cifra se cotizará aparte.
- NO existe un límite en la cantidad de expositores a incluir en la Feria Virtual.
- No se proveerá contenido, más allá de los escenarios de la Feria. El mismo será aporta- do por los expositores.
- La Feria Virtual será Responsiva, o sea adaptable a todos los dispositivos (Smartphones, tablets y PC) y se desarrollará con la tecnología PWA.
- El sitio se hosteará en nuestro servidor.
- Una semana antes del lanzamiento de la Feria Virtual deberá estar completa toda la información de los expositores, para dar tiempo a la realización del Pabellón de Exposi- tores, revisión general del contenido, control de faltantes, etc.
- La duración de la Feria Virtual será definida por el organizador. No existe un tiempo límite: puede estar online los 365 días del año, y renovando contenidos periódicamente.
- El Hosting y Mantenimiento de la aplicación correrá desde el momento en que el sistema se encuentre Online disponible para la carga de los expositores (aunque la Feria no haya comenzado para el público general), hasta el momento en que la feria termine. La unidad de tiempo mínima facturable por este servicio es de 1 (un) mes.
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